¿Què es un Documento Electronico?

INTRODUCCIÓN:

¿Què es un Documento Electrónico? Tal vez jamás te lo habías preguntado, ni si quiera había pasado por tu mente aunque quizá muchas veces lo hallas necesitado. A continuación aprenderemos algo nuevo algo que jamas nos imaginamos que nosotros utilizaríamos un... ¡¡DOCUMENTO ELECTRÓNICO!!

DEFINICIÓN:

Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.

Debe ser entendido como un conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y es montaneó en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y trasmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valorización de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuada y con una organización   respetuosa con su modo de producción, con el fin como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información. Al hablarse de documentos informáticos o electrónicos se alude a casos en que el lenguaje magnético constituye la acreditación, materialización o documentación de una voluntad quizás ya expresada en las formas tradicionales, y en que la actividad de un computador o de una red sólo comprueban o consignan electrónica, digital o magnéticamente un hecho, una relación jurídica o una regulación de intereses preexistentes. Se caracterizan porque sólo pueden ser leídos o conocidos por el hombre gracias a la intervención de sistemas o dispositivos traductores que hacen comprensibles las señales digitales.

En pocas palabras, se podría decir que es un medio de expresión con efecto de "creación, modificación y obligaciones".


HISTORIA:

Originalmente, cualquier archivo o registro electrónico fue considerado como algo interno, ya que cuando existía un destinatario final, el soporte para este destinatario era invariablemente papel. Sin embargo, el desarrollo de las redes informáticas y el correo electrónico alteraron esa situación, surgiendo dispositivos destinatarios que leían el documento en un soporte diferente del papel.

CARACTERISTICAS:

Las caracteristicas de los documentos electronicos  facilita el conocimiento de cada individuo ya que se dan  a conocer veneficios que te pueden dar al realizar un documento electronico como:

*Es capaz de almacenar información tanto en forma de texto, imágenes diagramas etc

*Se opera desde un ordenador o PC

*No tiene limite de caracteres.

*Es virtual

*Optimiza ls recursos de recuperacion de la informacion en cuanto formato y tiempo

*Eficacia de realizar transacciones enl la informacion

*Facilita el proceso del texto y da recuperacion de respaldo ala informacion

*El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpetadado por el individuio almacenado en el equipo de computo

* puede abrirse cuantas veces sean necesarias para:

               -modificar

                 - imprimir

                    - eliminar

COMPONENTES:

Los componentes de un doocumento electronico pueden residir en diferetes partes del soporte e incluso del sistema. Los principales son:

• Contiene un mensaje (texto, alfanumerico, diseño grafico, esquema, fotografia, etc.)
• Esta expresado en un lenguaje convencional (el de los bits.)
• Se encuentra plasmado en un soporte (servidor, cinta, disco, usb, dvd, etc.)
• Esta destinado a durar en el tiempo.

¿Como se clasifican los documentos electronicos?

• Carácter interactivo: El documento electrónico permite que el usuario pregunte por contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue contenidos. El documento digital puede, además, reaccionar ante exigencias del lector. Puede, por ejemplo, cambiar aspectos del formato a petición de quién consulta, presentar parte de la información que contienen como respuesta a preguntas, o hacer que determinados programas subyacentes corran cuando el usuario manipule lugares, señales o aspectos del documento.

Carácter interactivo: El documento electrónico permite que el usuario pregunte por contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue contenidos. El documento digital puede, además, reaccionar ante exigencias del lector. Puede, por ejemplo, cambiar aspectos del formato a petición de quién consulta, presentar parte de la información que contienen como respuesta a preguntas, o hacer que determinados programas subyacentes corran cuando el usuario manipule lugares, señales o aspectos del documento.

CARÁCTER MULTIMEDIATICO: Los documentos digitales permiten integrar en un sólo ambiente información registrada en forma de texto, de imágenes fijas o en movimiento, y de sonido. Los documentos digitales permiten que quién los elabora, combine distintas formas de presentar información en un sólo documento. El documento digital puede, así, combinar texto con sonido; sonido con imágenes; imágenes con texto, o las tres cosas simultáneamente.

CARÁCTER HIPERTEXTUAL: Los documentos tradicionales obligan a lecturas lineales: un libro se lee desde la primera página hasta la última; en un documento electrónico, es posible establecer relaciones entre una palabra, o una frase que aparezca en un lugar -párrafo, página o sección- con otra palabra o frase en otro lugar del documento . De hecho, en un documento digital, es posible establecer relaciones entre palabras, frases, imágenes, textos o sonidos ubicados en un documento, e información textual, visual o auditiva, ubicada en cualquier otro documento al cual se pueda acceder electrónicamente; es decir, con tal que se encuentre en el mismo disco, computadora o red. Es esta característica la que permite que se pueda navegar de una "Página Web" a otra a través de Internet.

CARÁCTER “OMNIACCESIBLE” Los autores de documentos tradicionales sienten la necesidad de extender su discursos por medios de recursos diversos que lo relacionen con otros discursos y otros autores. Para el lector resulta imposible, por si mismo, llegar hasta las fuentes que los autores utilizan, refieren o citan. Con los documentos digitales esta limitación es superada. La posibilidad de establecer "hiperrelaciones" entre documentos ubicados en distintos sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren, permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar. Son, en consecuencia, accesibles desde todas partes; son "omniaccesibles".

MUTABILIDAD E IDENTIDAD EN LOS DOCUMENTOS DIGITALES: CARÁCTER “MUTABLE” El documento digital se produce en el mismo medio en que se publica: un medio electrónico. Esto facilita enormemente efectuar cambios en él. No es necesario reproducirlo por entero una vez que se le hayan efectuado cambios al documento, como es el caso en un documento impreso o audiovisual tradicional.

“VOLATILIDAD” Un documento electrónico es fácilmente publicable para que el mundo entero lo pueda consultar. Pero así como es fácil publicarlo, es igualmente fácil sacarlo de circulación. La relativamente corta vida de algunos " sitios Web ", o por el contrario, la muy dinámica vida de otros, puede traer como consecuencia que el documento que consultamos hoy, a lo mejor mañana ya no esté ahí; a lo mejor a partir de mañana deja de ser accesible o sencillamente deja de existir. Los documentos electrónicos que no han sido guardados y procesados para hacerlos permanentemente recuperables, pueden tener una vida muy corta y contingente; una vida "volátil".

CLASIFICACION

• CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

TIPOS: Los documentos electrónicos pueden ser de diversos tipos como pueden ser  DIGITALIZADOS DIGITALES PARA IMPRIMIR MULTIMEDIATICOS: Creados a partir de documentos impresos. Digitales para imprimir: Creados para ser impresos. Multimediaticos: Creados para ser exclusivamente consultados desde un computador.

•  CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

El sistema comúnmente utilizado para la clasificación documental, sea esta en formato papel o electrónico es el CCD ( Cuadro de Clasificación Documental). Cuadro de Clasificación Documental: Este es el instrumento técnico que refleja la base de un archivo teniendo en cuenta las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la entidad. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia.

¿QUÈ DEBE CONTENER UN DOCUMENTO ELECTRONICO?

 Optimizar los recursos de recuperación de la información en cuanto a tiempo espacio lugar y formato. Aumentar la eficacia para realizar diferentes transacciones con la información Facilitar el proceso total de archivo y recuperación soportándose con repositorios de las diferentes series documentales para indexación. Debe estar altamente integrado con tecnología manejada por la organización. Debe contar con alta seguridad en los niveles de acceso, definiendo diferentes autorizaciones para consulta de los diferentes usuarios.

FORMATOS PARA UN DOCUMENTO ELECTRONICO:De hecho prescindir del papel abarató los costes de transmisión de información y en muchos casos aumentó la velocidad de comunicación. Sin embargo, el prescindir del papel creó el problema de la existencia de múltiples formatos incompatibles. Incluso los documentos más sencillos (en documentos en "plain text"), no están libres de este problema: la mayoría de programas basados en el sistema MS-DOS no trabajan correctamente con documentos de texto basados en UNIX. Muchos más problemas aparecen en relación a documentos electrónicos editados mediante procesadores de texto, hojas de cálculo y procesadores gráficos CAD/DAO. Para resolver este problemas, muchas compañías de software distribuyen visualizadores gratuitos, que pueden leer los documentos electrónicos generados por sus programas de edición, que generalmente no son gratuitos (un buen ejemplo es Adobe's Acrobat Reader). La otra solución ampliamente usada es desarrollar formas de código estandarizadas y abiertas (un buen ejemplo es el código HTML).

"Función de un Documento Electrónico”

Su principal función es comprender datos o informaciones que contienen una importancia en particular, los cuales son transmitidos por vía electrónica especialmente a través del procesamiento electrónico de datos. 
Documento y multimediaMultimedia es cualquier objeto o sistema que utiliza múltiples medios para su expresión dando como resultado el poder representar o comunicar información, un documento electrónico es un conjunto de datos codificados  que pueden  ser leído por la computadora sirviendo de interfaz con el usuario y así provocando que haya una mejor interacción, estas dos datos  tienen en común que los dos sirven como un término medio entre el usuario y el equipo para interpretar información que se desea, la multimedia tiene una gran característica que la hace diferente a un documento electrónico, que puede presentarse en físico como, una memoria USB que se denomina multimedia por que expresa y comunica información del usuario a la maquina facilitando el lenguaje entre ellos.

VENTAJAS:Un documento electrónico hoy en día es de suma importancia porque facilita la comunicación, entre otras están:
*Se favorece la conservación de los documentos originales.
*No se desgasta.
*No es tan fácil su extravió (con acepción de la intervención de virus)
*Ya no se usa tanto papel (lo que favorece a la contaminación).
*Ya no existen costos por impresión, favoreciendo el ahorro de dinero.
*Se puede acceder a ellos desde cualquier lugar del mundo.
*Existe una mayor accesibilidad para usuarios.
*Permite el uso de firmas digitales.

DESVENTAJAS:*Se necesitan depurar constantemente los documentos electrónicos.
*Posibilidad de pérdida por manipulación.
*Pérdida de tiempo por la búsqueda del documento deseado.
*Existe la incompatibilidad.
*Complejidad del documento electrónico.

“MEDIOS DE CONSERVACION DE UN
DOCUMENTO ELECTRONICO”Todo documento electrónico necesita conservarse en buen estado, esto es más fácil ya que es electrónico y existen muchas ventajas sobre un documento en físico pero no lo hace exento a varios problemas que podrían dañar su calidad, uno de los principales es el daño o extravió del documento por causa de un malware o virus por lo que lo principal es tener un Antivirus,
Tener un sistema de localización del documento para ahorrar tiempo.
Contar con un buen espacio de almacenamiento digital y unas cuantas copias de respaldo.
Que el archivo cuente con una buena temperatura ya que con temperaturas excesivas (después de los 20°) puede sobre calentarse el disco duro y quedaría perdido el documento.
Trasladar los documentos a nuevas maquinas y así disminuir la perdida de información.

TENDENCIAS DE UN DOCUEMNTO ELECTRONICO:Una de sus principales tendencias es la evolución en los documentos tanto internos como externos, sabemos que hoy estos documentos se presentan de forma digital en una computadora u otro dispositivo electrónico, tal vez mañana los veamos como una simple imagen en la pared o un láser que frota en nuestro espacio y tiempo.
Se sabe que a pesar de ser un documento oficial  no tiene la misma valides ante un usuario debido a su fácil edición, en un mañana estos documentos tendrán una aceptación y valides oficial en un futuro no muy lejano.
“CONSERVACION DE UN DOCUMENTO ELECTRONICO” Para mantener en buen estado a un docuemnto electrónico se necesitan de mantener al margen a varios factores externos como la temperatura y el polvo por mencionar algunos, entre otros están:
*Tomar medidas necesarias para mantener actualizado el software y hardware.
*Tener formatos estándar para cualquier tipo de máquina.
Siempre de la ayuda de los elementos multimedia.

“PROBLEMAS DE LA CONSERVACION DIGITAL DE UN DOCUEMNTO ELECTRONICO”*Si contiene una gran cantidad de archivos se puede perder o eliminar por equivocación.
*Se necesita de una copia de seguridad para el mantenimiento del archivo.
*Necesitan de un soporte para varios formatos
*la mayoría de los archivos se encuentran comprimidos por lo que se debe maximizar su capacidad.
*Necesidad de herramientas para su acceso lo que lo hace menos accesible a otros usuarios.

 

Ahora ya estaras preparado para crear un DOCUMENTO ELECTRONICO tienes los datos mas importantes y necesarios para editarla.
Recuerda que si necesitas algun dato puedes dejarlo como comentario o bien buscanos en facebook como:

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INTEGRANTES:

1. Natalia Ramirez Garrido.
2. Adriana Torres Ramirez
3. Carlos Martinez Alvarado